|
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
ПРОВІДНОГО СПЕЦІАЛІСТА З ВЕДЕННЯ ДІЛОВОДСТВА
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ:
1.1. Провідний спеціаліст з ведення діловодства відноситься до категорії фахівців.
1.2. На посаду провідного спеціаліста з ведення діловодства призначається особа, що має вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи, середню професійну освіту і спеціальну підготовку за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи чи початкову професійну освіту (профільне) і стаж роботи від 1 року. Провідний спеціаліст з ведення діловодства повинен мати гарні навички роботи на персональному комп'ютері (знання редакторів Word, Exel в системі Windows).
1.3. Провідний спеціаліст з ведення діловодства призначається і звільняється з посади начальником Управління за поданням провідного спеціаліста по кадрах.
1.4. Провідний спеціаліст з ведення діловодства повинен знати:
- Нормативні правові акти, положення, інструкції та інші методичні матеріали з ведення діловодства;
- Єдину державну систему діловодства;
- Структуру Управління;
- Стандарти уніфікованої системи організаційно - розпорядчої документації;
- Організацію діловодства;
- Порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів;
- Порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності;
- Строки і порядок оформлення архівних справ;
- Правила експлуатації обчислювальної техніки;
- Основи законодавства про працю;
- Порядок формування і ведення банку даних документації (вхідної та вихідної) Управління;
- Засоби обчислювальної техніки, комунікацій та зв'язку;
- Правила і норми охорони праці;
- Правила внутрішнього трудового розпорядку;
2. ПОСАДОВІ ОБОВ'ЯЗКИ:
Провідний спеціаліст по веденню діловодства:
2.1 Виконує технічні функції по забезпеченню і обслуговуванню роботи начальника Управління, начальників відділів, керівників груп, юридичної групи, провідного спеціаліста по кадрах та головного спеціаліста адміністративно - господарської групи.
2.2. Забезпечує своєчасний прийом, облік, реєстрацію і контроль виконання всієї вхідної в Управління документації.
2.3. Здійснює контроль за строками виконання кореспонденції і доручень, узятих на контроль.
2.4. Здійснює друк і розмноження службових документів.
2.5. Здійснює своєчасну відправку вихідної кореспонденції Управління.
2.6. Веде облік одержуваної і відправляється кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.
2.7. Веде роботу по створенню довідкового апарата по документах, забезпечує зручний і швидкий їх пошук.
2.8. Готує для архівного зберігання документальні матеріали, закінчені діловодством, комп'ютерні банки даних, складає опису архівних справ.
2.9. Готує накази начальника Управління по основній діяльності.
2.10. За представленими начальниками відділів та керівниками груп Управління номенклатурами справ складає зведену номенклатуру справ Управління.
2.11. Готує методичні матеріали і проводить роз'яснювальну роботу з співробітниками Управління з питань правильного оформлення та термінів виконання службової документації з ведення діловодства у відділах.
3. ПРАВА:
Провідний спеціаліст з ведення діловодства має право:
3.1. Знайомитися з вступниками в Управління документами, що відносяться до сфери своєї діяльності.
3.2. Вимагати від начальників відділів і керівників груп Управління дотримання норм і правил роботи з документами.
3.3. Брати участь в обговоренні та вирішенні питань, пов'язаних з діловодством Управління.
3.4. Вносити керівництву Управління пропозиції про вдосконалення системи діловодства в Управлінні.
4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ:
Провідний спеціаліст з ведення діловодства несе відповідальність:
4.1. За невиконання або не належне виконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією інструкцією, - у відповідності з чинним трудовим законодавством.
4.2. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та Кодексу професійної етики працівника системи .................................
4.3. За недотримання Інструкцій з охорони праці, техніки безпеки при роботі з ПК, пожежної безпеки.
4.4. За втрату знаходяться в його розпорядженні документів.
4.5. За правопорушення, скоєні в період здійснення своєї діяльності, - у відповідності з чинним цивільним, адміністративним і кримінальним законодавством.
4.6. За завдання матеріальної шкоди - в відповідності з чинним законодавством.
|